Wir alle bekommen jeden Tag aufs Neue 24 Stunden geschenkt. Wer einfach behauptet, er habe keine Zeit, liegt meiner Ansicht nach falsch, denn wir alle haben gleichviel Zeit. Vielmehr müsste es heissen: „Ich möchte oder kann mir dafür keine Zeit nehmen“ oder „Ich setze andere Prioritäten“. Um möglichst viel von diesen 24 Stunden zu profitieren und diese effektiv zu nutzen, haben sich bereits in der Vergangenheit viele kluge Köpfe Gedanken darüber gemacht.

Das Parkinson‘sche Gesetz – begründet von dem britischen Soziologen C. Northcote Parkinson –besagt: „Arbeit dehnt sich in genau dem Masse aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht“. Dazu ein einfaches Praxisbeispiel: Wenn Ihnen die Aufgabe übertragen wird, einen Bericht zu schreiben, der in drei Wochen fertig geschrieben sein soll, wie viel Zeit werden Sie dafür benötigen? Die Antwort lautet: Drei Wochen. Gibt man Ihnen jedoch für diesen Bericht drei Tage, so werden Sie diesen in drei Tagen fertigstellen. Es gilt also vielmehr zu überlegen, wie die eigene Zeit möglichst sinnvoll eingeteilt werden kann.

Bestimmen Sie selbst?

Was heisst eigentlich die Zeit »sinnvoll« einteilen? Viele Menschen denken dabei an Produktivität. Eine sinnvolle Einteilung der Zeit kann jedoch auch ein erholsamer Mittagsschlaf sein. Was für Sie sinnvoll ist, können Sie im Idealfall selbst bestimmen. Das hängt natürlich vor allem vom Grad Ihrer Selbstbestimmung ab. Gerade am Arbeitsplatz sind es meist nicht wir, die über unsere Zeit entscheiden, sondern beispielsweise Vorgesetzte, Kollegen, Mitarbeiter und Kunden.

Effektiv oder effizient?

Effektiv bedeutet das Richtige oder das Wesentliche zu tun, eben das, was uns dem Ziel näherbringt. Effizienz heisst hingegen, es richtig zu machen. Was ist im Zweifelsfall wichtiger? Im Idealfall sollten Sie gleichermassen effektiv und effizient sein. Im Zweifelsfall jedoch ist Effektivität wichtiger – denn Sie können sehr effizient die falschen Dinge tun. Wollen Sie zudem auch Ihre Effizienz steigern, so kann das Pareto Prinzip hilfreich sein: Bei vielen Aufgaben erreichen wir mit 20 Prozent Aufwand bereits rund 80 Prozent des Ergebnisses. Für die restlichen 20 Prozent zur Perfektion wäre ein Übermass an zusätzlichem Aufwand nötig.

Schaffen Sie sich Zeit

Es gibt so viele Aufgaben, die das Potenzial dazu haben, Kapazitäten frei zu schaffen für die wesentlichen Dinge. Fertigen Sie sich eine Aktivitätenliste an und überlegen Sie, ob bei dieser oder jener Aufgabe auch nur 80 Prozent ausreichend wären. Wenn es um Ihre Arbeit geht, suchen Sie das Gespräch mit Vorgesetzten und Kollegen. Wie ist die Erwartungshaltung? Wenn in bestimmten Bereichen auch 80 Prozent ausreichen, können Sie Ihre Produktivität in wiederum anderen Aktivitäten erhöhen – und vielleicht auch einfach nur mal ein kleines Nickerchen machen. Denn bekanntermassen lässt das die Leistungsfähigkeit danach enorm ansteigen. Und Sie schaffen wieder ein Mehr in der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit.