Bestimmen Sie oder jemand anderes über Ihre Zeit?

Einen grossen Einfluss auf unser Selbstmanagement hat die Frage, ob Sie selbst oder jemand anderes darüber entscheidet, wie Ihre Zeit sinnvoll genutzt wird. Je höher also Ihr Selbstbestimmungs- gegenüber dem Fremdbestimmungsgrad ist, desto mehr Einfluss können Sie selber darauf nehmen, wann Sie was tun und damit Ihre Zeit sinnvoll nutzen. Das Verhältnis zwischen Selbst- und Fremdbestimmung ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren für ein gutes Selbstmanagement. Es gilt, wann immer möglich, den Selbstbestimmungsgrad zu erhöhen.

Andere Prioritäten

Wie oft sagen Sie selber oder hören es von anderen: „Ich habe keine Zeit!“ Im Grunde genommen bedeutet diese Aussage jedoch eigentlich: „Ich habe andere Prioritäten.“ Oder noch zutreffender: „Ich nehme mir dafür im Moment nicht die Zeit, denn ich setze sie anders ein.“ In diesem Zusammenhang mit der sinnvollen Nutzung von Zeit, haben Sie sicher schon häufig zwei Begriffe gehört, die ähnlich klingen: Effektivität und Effizienz. Oft werden diese auch durcheinandergebracht, doch sie bedeuten nicht das Gleiche:

Effektivität & Effizienz        

Effektivität bedeutet, das Richtige, das Wesentliche zu tun, um den gewünschten Effekt zu erzielen und die Ziele zu erreichen. Effizienz bedeutet dagegen, es richtig zu tun. Die Dinge also so zu tun, dass Sie mit möglichst wenig Aufwand Ihr Ziel erreichen oder dass Sie mit den verfügbaren Ressourcen ein möglichst gutes Ergebnis erzielen.

Idealerweise erreichen Sie natürlich beides zusammen. Im Zweifelsfall ist es jedoch zielführender, die richtigen Dinge zu tun, anstatt die Dinge richtig zu tun. Oder anders ausgedrückt: Sie können sehr effizient das Falsche tun, dann waren Sie am Ende des Tages zwar effizient, aber nicht effektiv. Der Aufgabenberg ist zwar abgearbeitet, die wirklich wichtigen Dinge sind aber liegen geblieben. Effektiv können Sie hingegen auch sein, wenn Sie zwar langsam, dafür aber in die richtige Richtung gehen.

Effizienz: 80:20 oder Perfektion?

Ein gutes Zeitmanagement ruft geradezu nach Effizienzsteigerung. Diese steht immer wieder ganz oben auf der Liste – vor allem in Zeiten, in denen Mitarbeiter in den Unternehmen mit immer weniger Ressourcen und Möglichkeiten immer mehr erreichen müssen. Um die eigene Arbeitseffizienz zu optimieren, gibt es ein bekanntes und bewährtes Prinzip: das sogenannte Pareto-Prinzip – auch bekannt als 80:20-Prinzip. Viele meiner Klienten haben schon einmal davon gehört, dennoch wird es viel zu selten praktisch angewendet. Natürlich zeigt es aber wie so viele Prinzipien nur in der Anwendung seine Wirkung.

Bei vielen Tätigkeiten erzielen wir mit 20 Prozent des Aufwands bereits 80 Prozent des Ergebnisses. Für die restlichen 20 Prozent Qualität, mit denen das Ergebnis dann auf 100 Prozent kommt und damit »perfekt« wäre, bräuchten wir nochmals 80 Prozent Aufwand – also unverhältnismässig viel. 

Umgesetzt im Arbeitsalltag ...

Ein Beispiel aus der Praxis ist das Gesprächsprotokoll in einem Meeting: Das kann man während des Meetings mitschreiben, das Entscheidungsprotokoll im Prinzip so schon dokumentieren und im Anschluss direkt verteilen. Oder man kann sich nochmal hinsetzen und das Ganze aufarbeiten – mit Rechtschreibprüfung, schönem Layout nach Corporate Identity, Bullet Points, Fett- und Kursivschrift, mit eigenen Anmerkungen und einem Einleitungstext versehen etc. Erst wenn es perfekt ist, wird es verschickt, obwohl die imperfekte Version den Zweck voll und ganz erfüllen würde. Das gilt für viele andere Tätigkeiten gleichermassen.

Natürlich ist auch hier der Selbstbestimmungsgrad entscheidend: bei Tätigkeiten, von deren Ergebnissen nur Sie selbst betroffen sind, können Sie ohne Weiteres auch selbst entscheiden, ob Sie sich mit 80 Prozent zufriedengeben. Ein Seminarteilnehmer hat kürzlich laut herausgelacht, als wir das Prinzip besprochen haben und erzählte, wie er immer, wenn er eine Excel-Datei aufmacht, um etwas für sich zu berechnen, das Ganze unbedingt auch noch »schön« machen muss. Und schon ist dann jeweils wieder eine halbe Stunde Zeit unnötig vergangen. Wenn jemand anderes von Ihren Arbeitsergebnissen betroffen ist – Ihr Vorgesetzter, Ihr Kunde, der Kollege in der anderen Abteilung etc. – kann es hilfreich sein, die genauen Erwartungen in einem Gespräch zu klären.

Prüfen Sie einmal Ihre Aufgaben und Tätigkeiten vor dem Hintergrund des Pareto-Prinzips: Treiben Sie vielleicht mehr Aufwand als nötig? Lassen Sie sich von Ihrem eigenen Perfektionismus leiten oder von den hohen – und möglicherweise nur auf Annahmen beruhenden – Erwartungen anderer? Und könnten Sie möglicherweise durch eine Reduktion des Ergebnisses auf 80 Prozent Qualität viel Freiraum für andere, wesentlich wichtigere Dinge schaffen? Ich wünsche Ihnen tolle Erkenntnisse daraus.